スムーズな引越しのために!会社の移転の手順とやるべきことを確認しましょう

会社の移転を決めたとき、どのようなことからはじめたらよいのでしょうか?一般家庭の引越しのように家族の予定だけ合えばいいというものではないため、引越し作業にあまり手間取っては、業務に支障が出てしまいます。

今回は会社移転の手順と、引越し業者に依頼する事柄などをまとめてみました。スムーズな移転の参考になればと思います。

 

1.会社移転の手順

会社の移転は、一般の引越しとは異なります。ただ場所を決めて引越し業者にお願いする、というわけにはいきません。きちんとした段取りを考え、より計画的に、社員をはじめクライアントやお客様にも配慮した引越しを行えるように手順を踏みましょう。

会社の移転を決めたときにやるべきことを、順を追って見ていきます。

1-1.移転先を決定する

まずは移転先の決定と、今あるオフィスを元の状態に戻す工事を依頼することが必要になります。移転先に関しては、場所や広さなどさまざまな条件から探します。その際、なぜ移転をするのか、目的やコンセプトをはっきりさせておくとよいでしょう。そうすれば、レイアウトや費用の面で問題点が上がったときに、適切な答えが導き出せます。

1-2.新オフィスのレイアウトを考える

部署の位置やコピー機など配置を、業務が効率よく行えるようレイアウトを考えます。先に旧オフィスで動きにくい動線があったり、使いにくい位置であったりしたものなど、社員にリサーチしておくのもよいでしょう。またあるとよいスペースなども、アンケートして聞いておくと参考になります。

大胆な配置換えを行うか、従来のものに沿った形でレイアウトをするかも、引越しのきっかけで考えてみてもいいかもしれません。

たとえば、座るデスクのレイアウトも、対面式にするのか同向式にするのか、またフリーアドレス式にするのか、考えてみましょう。フリーアドレス式とは、決まった席を作らず好きな場所で仕事をするスタイルです。ペーパーレスの進む会社は、パソコン一つで仕事ができるので固定の席を作る必要がない場合も出てきています。

また、旧オフィスから運び出せない家具や什器の購入もしておきましょう。新しく必要になる什器なども、この時点で洗い出しておきましょう。

1-3.引越し業者の選定と社員に通知

従来の業務を、完全にストップして引越しを行うことはできません。ある程度の作業は、プロにゆだねるのが鉄則です。それゆえ、引越し業者もきちんと選びましょう。

いくら安くても、オフィスの引越し経験のないところは避けたほうがよいでしょう。あとにもまとめていますが、オフィス移転の際には、家庭の引越しとは違うことを依頼しなければなりません。対応していないとまた別の会社を手配することになり、余計な手間と時間がかかってしまいます。また、この地点で社員に引越しを行うことを通知します。

1-4.引越しのマニュアル・スケジュール作成

家族が引っ越すときには、必要のない作業がここに入ります。マニュアルの作成です。全体の引越しのスケジュールを社員全員に周知させ、マニュアルに従って梱包を行ってもらう必要があります。

部署ごとにわかりやすく共通のラベルを用意したり、個人の荷物を梱包しておく期日を決めたりしておくとスムーズに進みます。また、引越し完了期日は営業開始日から逆算して、余裕をもってスケジューリングしていきましょう。

1-5.各種届け出

会社としては、各種届け出をする必要があります。郵便局には、たくさんの郵便物が迷子にならないように、確実に住所変更の届け出をしましょう。消防署には、50人以上の会社には新しいオフィスの「防火・防災管理者選任届出書」と「消防計画作成(変更)届出書」の提出が必要です。

法務局には登記内容の変更が必要ですし、その他にも、税務署・年金事務所・労働基準監督署・公共職業安定所に所在地の変更を届けておきましょう。

電話やインターネットの回線関係も、解約・変更などの手続も忘れず行いましょう。

1-6.個人の荷造りの開始と当日の割り振り

個人の荷造りは、使わないものから徐々にはじめていきましょう。引越し当日の役割も、前もって決めておくことが必要です。

2. 引越し業者に依頼する特別な作業

普通の引越しとは違い、引越し業者に確認しておかないといけない内容があります。対応してもらえるかも含め、あらかじめ相談をしておきたい事柄です。

2-1.内装のレイアウト

引越しがスムーズに行われるよう、内装のレイアウトを確認しておきます。座席の配置や、コピー機などの位置など、わかりやすく指示しておける状態にしましょう。経験のある業者なら、配線の関係からレイアウトの提案もしてもらえるでしょう。

2-2.コピー機など特殊機器の運搬

衝撃に弱い機器などの運搬には、専門的な知識が必要です。運搬だけではなく設置まで確実に行ってもらえるか、あらかじめ確認が必要です。

2-3.LAN工事

インターネットを使用しない会社は、ほぼ存在しません。インターネットを引越したその日に使えない状態だと、困ることになります。将来的にまたレイアウトを変更してもLAN配線の整備しなおす必要が生じないよう、配線方法も知識をもって対応してもらえると安心です。

2-4.フロア配線

LAN配線以外には、電話などの配線整備も必要です。配線でフロアがごちゃごちゃしないよう、そして安全であるよう、大事な作業になります。

2-5.不用品の回収

新しいオフィスでは、使わない大型の不用品の回収もまとめてやってもらえるかどうか確認してみましょう。もし回収を行っていないなら、あわせて別業者に依頼が必要になってくるので、コスト面からも、回収してもらえる引越し業者を選ぶのがよいでしょう。

3.オフィスの移転で知っておくべきこと

他にも知っておくといいことをまとめました。

3-1.新しいオフィスの利用マニュアルを作成する

新しいオフィスの入るビルによって、セキュリティのシステムも変わってきます。周知しておかなければならないことや大きく以前と異なる事象があれば、早めにマニュアルを作成して、社員に知らせられるようにしておきましょう。

3-2.資料の扱いには気をつける

社内情報の扱いに関しては、慎重になりましょう。外部に出せないものはもちろんのこと、社員やお客様の個人情報などは、引越し業者をとおさず自分たちで運び出すなど、お互いにトラブルになって困ることのないよういよう配慮しましょう。

4.まとめ

会社の移転に関して、手順や引越し業者に依頼する必要のあることをまとめてみました。一般の引越し以上に、気を配りスムーズに行えるようにしないと、業務に支障が出てしまい大変です。スケジュールもすくなくとも6か月は考えるようにして、余裕をもって進めていけるとよいでしょう。

「楽々荷造り引越しサービス(楽荷)」では、会社の移転のお手伝いも専門的に行っています。運び出すのに大変な機器なども安心して任せていただけるノウハウがあります。オフィスの引越しをお考えの際は、ぜひ弊社を候補に入れてください。お見積りにお伺いいたします。

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